Propositions de l’UE sur la protection des lanceurs d’alerte: ce que les entreprises doivent savoir

Conformément à une proposition de loi de l'UE, les entreprises devront mettre en place des canaux de signalement et des mesures anti-représailles

De nouvelles mesures de protection de haut niveau ont été proposées en UE… Quel sera leur impact sur votre organisation?

« Les scandales récents – « Dieselgate », « Luxleaks », « Panama Papers » – ou les révélations qui se succèdent à propos de Cambridge Analytica montrent que les lanceurs d’alerte peuvent jouer un rôle important dans la mise au jour d’activités illicites qui portent préjudice à l’intérêt général et au bien-être des citoyens et de la société. »

Protection des lanceurs d’alerte: la Commission fixe de nouvelles règles applicables dans toute l’UE – Communiqué de presse, avril 2018

Ce paragraphe est l’introduction d’un communiqué de presse de la Commission européenne, qui propose de nouvelles règles et détaille l’importance de la protection des lanceurs d’alerte. La nouvelle directive sur les lanceurs d’alerte proposée (la « Directive ») prévoit de garantir un « niveau élevé de protection » aux employés qui dévoilent des violations de certaines lois de l’UE commises par une entreprise. Ces nouvelles normes sont applicables à l’échelle de l’UE et entreront en vigueur en 2019.

La Directive proposée est une conséquence logique des récents scandales très médiatisés suite à de graves infractions commises par des entreprises et dénoncées par des lanceurs d’alerte.

Quelles sont les entreprises concernées par la Directive sur les lanceurs d’alerte proposée?

La Directive prévoit d’imposer à toutes les organisations, publiques comme privées, qui comptent au moins 50 employés et dont le chiffre d’affaires annuel ou le total des actifs est supérieur à 10 000 000 €, de mettre en place des procédures internes pour le signalement et l’alerte éthique.

Cependant, toutes les entreprises et les organisations du domaine des services financiers dans lesquelles il existe un risque de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme devront s’y conformer.

La Commission envisage également de fournir des mesures spécifiques de protection anti-représailles qui s’appliqueront à l’ensemble des employeurs. Les micro et petites entreprises sont exemptées de ces obligations, y compris d’établir des canaux de signalement internes (voir ci-après).

La proposition del UE directive européenne sur les lanceurs d’alerte, en résumé

Actuellement, les lois et les protections en matière de dénonciation varient selon les États membres de l’UE. Certains disposent de lois complètes, d’autres d’une législation qui ne s’applique qu’à des secteurs ou à des délits spécifiques.

La récente directive vise à changer cette situation en établissant des normes de dénonciation à l’échelle européenne.

La protection de la confidentialité et des données personnelles est également abordée, ce qui n’est pas surprenant. C’est une tendance que nous avons constatée en 2018. Certaines des règles en matière d’alertes éthiques de cette nouvelle Directive font même directement référence aux consignes du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Les entreprises qui se sont préparées pour le RGDP sont avantagées face à ces nouvelles consignes.

Système de signalement à trois niveaux: mécanismes et canaux de signalement pour les lanceurs d’alerte

La Directive propose également un nouveau processus de signalement à trois niveaux que les entreprises doivent mettre en place:

Niveau 1: signalement interne au sein des organisations

Le signalement interne est le canal que les employés doivent utiliser en premier lieu. Rappel: il convient de ne pas sous-estimer les avantages à proposer aux employés une ligne d’assistance téléphonique interne dédiée aux alertes éthiques qu’ils peuvent utiliser sereinement et en toute confiance.

Si le lanceur d’alerte a le sentiment que le signalement interne pourrait être inefficace ou compromettre les investigations à venir, il peut choisir le niveau suivant.

(Pour éviter, entre autres, ce problème lié à la ligne d’assistance téléphonique, je recommande vivement d’examiner les solutions de lignes d’assistance téléphoniques de Convercent.)

Niveau 2: signalement externe auprès des autorités nationales compétentes

Le signalement externe auprès des autorités est prévu dans les situations où les canaux internes sont inefficaces ou inexistants.

Les micro et petites entreprises (c’est-à-dire celles qui comptent moins de 50 employés) ne sont pas formellement tenues d’établir des canaux de signalement internes. En l’absence de canaux de signalement adéquats, les employés peuvent s’adresser directement aux autorités nationales ou de l’UE.

Niveau 3: signalement externe auprès du public/de la presse

En tout dernier recours, un lanceur d’alerte peut divulguer des informations directement au public via des réseaux sociaux ou des plates-formes Web, ou directement à la presse.

Ce niveau est envisageable uniquement si les deux premiers canaux sont inexistants ou dysfonctionnels.

Se conformer aux exigences des mesures de protection des lanceurs d’alerte et anti-représailles

La nouvelle Directive sur les lanceurs d’alerte exige également la protection des lanceurs d’alerte.

Dans la proposition de loi, un lanceur d’alerte est défini au sens large. Les organisations devront mettre en place des procédures pour traiter les signalements émis non seulement par des employés, mais aussi potentiellement par de nombreuses autres parties, dont les actionnaires, les contractants et les bénévoles.

Que prévoit la Directive sur la question des représailles?

Il reviendra à l’employeur de démontrer que son action, par exemple un changement de poste, n’est pas une mesure de représailles.

Lorsque les représailles peuvent être prouvées, le lanceur d’alerte peut prétendre à des voies de recours pour éviter le harcèlement sur le lieu de travail ou le licenciement, et peut bénéficier gratuitement de conseils.

Au vu de ces exigences, il est essentiel pour les organisations d’instaurer des mesures anti-représailles. Il est notamment nécessaire de mettre en place un règlement écrit, appliqué de façon cohérente et dont l’efficacité est avérée sur la base de données tangibles.

Cette Directive s’appliquera-t-elle au Royaume-Uni, même après le Brexit?

Compte tenu du nombre de scandales récents, les organisations ne doivent pas sous-estimer la détermination de l’UE à améliorer la transparence et la responsabilité dans le cadre des activités commerciales.

En outre, comme nous le constatons avec le RGPD, les consommateurs demandent plus que jamais de la transparence et de la responsabilité. Il est probable que la transparence et la responsabilité soient à l’avenir des critères essentiels au commerce entre le Royaume-Uni et l’UE.

En conséquence, je suis convaincu que la portée de la Directive s’étendra au Royaume-Uni, même après le Brexit.

Pour se préparer, les entreprises doivent évaluer leur ligne d’assistance téléphonique

En résumé, les organisations doivent porter un regard objectif sur leurs obligations, leurs capacités et leurs performances vis-à-vis de l’alerte éthique. Celles qui auront déjà mis en place des lignes d’assistance téléphoniques et des procédures anti-représailles efficaces seront conformes, et pourront le prouver lorsque ces nouvelles obligations feront leur entrée dans le Code du travail.

Même s’il reste de nombreuses questions en suspens, la législation sur les lanceurs d’alerte commune à l’UE sera mise en application. Les organisations qui se seront d’ores et déjà appropriées ces normes s’y conformeront beaucoup plus facilement.

En revanche, si votre entreprise est concernée, mais que vous n’êtes pas prêt à surmonter les difficultés associées, il serait sage d’employer le temps qu’il reste à vous préparer.

Ressources supplémentaires sur l’alerte éthique

Pendant que votre organisation se prépare pour la nouvelle Directive sur les lanceurs d’alerte, utilisez ces ressources afin de plaider pour une approche proactive de la gestion des alertes éthiques:

Infographie: Gérer le défi de la dénonciation
Blog: Les Représailles: La Réalité
Guide: 7 Fonctions Essentielles de la Hotline