Die Whistleblower-Richtlinie der EU, Teil 2: Wie Sie den Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie gerecht werden

Einige Unternehmen und Organisationen verfügen bereits über eine Whistleblower-Helpline. Andere müssen sich von Grund auf damit beschäftigen, wie sie den Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie gerecht werden können. Unabhängig davon, in welcher Situation Sie sich befinden, sollten Sie die folgenden Maßnahmen zur Einhaltung der Richtlinie in Betracht ziehen. Sollten Sie es noch nicht getan haben, dann lesen Sie zunächst Teil 1 dieser Serie um eine grundlegende Einführung in die EU-Whistleblower-Richtlinie zu erhalten.

Maßnahmenplanung für die EU-Whistleblower-Richtlinie

Da sich die Regeln für die Meldung von Verstößen in Europa durch diese Richtlinie grundlegend verändern werden – das Gesetz sieht beispielsweise Mindeststandards für die Reaktion auf und den Umgang mit Verstößen vor, die von Hinweisgebern vorgebracht wurden – steht außer Frage, dass Unternehmen und Organisationen (sowie lokale Behörden) jetzt handeln müssen. Insbesondere müssen die Bestimmungen von Unternehmen und Organisationen mit mehr als 250 Beschäftigten (Definition in Teil 1) bis zum 17. Dezember 2021, und von Unternehmen und Organisationen mit 50 bis 249 Beschäftigen bis zum 17. Dezember 2023 umgesetzt werden, d. h. in zwei Jahren.

Laut dem Sprachgebrauch der EU gibt eine Richtlinie vor, was die einzelnen Mitgliedstaaten (Länder) in der Gesetzgebung erreichen müssen. Doch es steht den Staaten frei, zu entscheiden, wie sie die Richtlinie innerhalb von zwei Jahren in nationales Recht umsetzen. Da es sich um eine Richtlinie und nicht um eine Verordnung handelt, sind die EU-Mitgliedsstaaten (Länder) dazu verpflichtet, die Whistleblower-Richtlinie in nunmehr den nächsten vierzehn Monaten in lokales Recht umzusetzen.

Die Umsetzung der Richtlinie wird in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten erfolgen. Daher wird es keine vollständige Harmonisierung in der EU geben. Stattdessen wird es in den derzeit 27 Ländern unterschiedliche Zeitpläne, Inhalte und rechtliche Details geben. Auch wenn es sich dabei möglicherweise „nur” um eine Erweiterung der gegenwärtigen Position zum Thema Meldung von Verstößen handelt, mit beispielsweise erheblichen Abweichungen in Sachen Anonymität, stellt diese Richtlinie dennoch eine weitere Herausforderung für multinationale Unternehmen dar, die in der EU tätig sind.

Leider gibt es keine andere Möglichkeit, als weiterhin die Lage in jedem in Frage kommenden Land zu beobachten. Sollte Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation noch nicht über eine professionelle Helpline mit mehreren Kanälen verfügen, ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, um damit zu beginnen. Insbesondere, da Sprachvarianten für in der EU tätige Unternehmen eindeutig eine Anforderung darstellen werden. Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Helpline so zu konfigurieren, dass sie die neuesten und aktuellsten Anforderungen erfüllt. Wenden Sie sich an unser Professional-Services-Team, um mehr zu erfahren.

Praktische Hinweise zur Einhaltung der EU-Whistleblower-Richtlinie

Dass ein Unternehmen oder eine Organisation bereits über eine interne oder externe Helpline verfügt, bedeutet nicht unbedingt, dass sie den Mindeststandards der Richtlinie entspricht. Im Gegenteil: Sie tut es wahrscheinlich nicht.

Für eine effektive Helpline gibt es eine Reihe von Voraussetzungen. Dazu gehören die Kommunikation über die Helpline und ihre Bekanntmachung, die Zusicherung von Vertraulichkeit und Unparteilichkeit, eine sorgfältige Untersuchung, Rückmeldungen an den Hinweisgeber (einschließlich Empfangsbestätigungen) sowie nachweisbare Maßnahmen und Ergebnisse.

Die Richtlinie macht es beispielsweise auch erforderlich, dass Informationen über das Meldeverfahren der Helpline in externe Berichten an Behörden integriert werden (in der Regel in Richtlinien, Verhaltenskodizes, Poster, Websites usw.). Die damit verbundenen potenziellen Risiken verunsichern zurecht so manches Unternehmen und manche Organisation. Deshalb ist es unerlässlich, sich rechtzeitig auf die Richtlinie vorzubereiten und eine entsprechende Kommunikation zu betreiben.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, den in der Richtlinie erheblich erweiterten Anwendungsbereich der Meldung von Verstößen gegen das Unionsrecht zu kommunizieren. Dies geschieht durch den ohnehin bereits erweiterten Anwendungsbereich in spezifischen Mitgliedsstaaten (wie den Niederlanden). Steht die Helpline gegenwärtig nur aktuellen Arbeitnehmern zur Verfügung, muss die Kommunikation und die Infrastruktur auch auf Personen wie Auftragnehmer, Subunternehmer, Freiberufler, Lieferanten, Verkäufer, Aktionäre, Kunden, ehemalige Mitarbeiter und ehrenamtlich Tätige ausgedehnt werden. Dies erfordert im Mindesten, dass die Informationen über die Helpline beispielsweise außerhalb der Firewall erreichbar sind. Das könnte zu einer Vielzahl von Anrufen und Meldungen in Form von Beschwerden führen. Zweifellos müssen daher Prozesse eingerichtet werden, um darauf reagieren zu können.

Die Anforderungen der Richtlinie lassen sich ganz einfach mit einer Handbewegung abtun, frei nach dem Motto:„Ja, wir machen das schon/haben das schon erledigt.” Doch bei genauem Hinsehen stellt sich die Frage: Ist das für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation wirklich der Fall? Wenn zum Beispiel jemand um ein persönliches Gespräch bittet: Wo soll es stattfinden und wie kann die Identität der Person geschützt werden? Oder: Haben die Fallbearbeiter eine Schulung erhalten, wurde diese Schulung regelmäßig aufgefrischt, gibt es Untersuchungsprotokolle und auch: Verfügt der Fallbearbeiter über die persönliche „Bandbreite”, um wirklich Untersuchungen anzustellen?

Es sei darauf hingewiesen, dass einige Anforderungen der Richtlinie, wie etwa die formelle Empfangsbestätigung einer Meldung, bereits in den Gesetzen, Verordnungen und Leitlinien einiger Mitgliedstaaten wie Frankreich verankert sind. Diese gut gemeinten Routinemaßnahmen müssen jedoch durchdacht sein. Schließlich könnte eine auf dem Bildschirm sichtbare E-Mail einen Kollegen verraten, eine Meldung gefährden oder zu unbeabsichtigten Repressalien führen.

Leitlinien für den Umgang mit Repressalien in der EU-Whistleblower-Richtlinie

Mit der Richtlinie gewinnen Beschwerdeverfahren für Hinweisgeber erheblich an Bedeutung. Sie werden zu einem „Sicherheitsventil”, das es ihnen ermöglicht, Beschwerden über die Bearbeitung und Anerkennung ihrer Meldung und über jede Form von Repressalien vorzubringen. Nahezu einzigartig ist in der Richtlinie die „Umkehrung der Beweislast” in Bezug auf Repressalien: Nicht der Hinweisgeber muss nachweisen, dass er Repressalien ausgeliefert war, sondern das Unternehmen oder die Organisation muss darlegen, dass es oder sie keine Repressalien ausgeübt hat. Wie in Teil 1 erwähnt, erstreckt sich die Vermeidung von Repressalien in den meisten Unternehmen und Organisationen lediglich auf eine Richtlinie oder eine regelmäßige Nachverfolgung im Anschluss an die Meldung. Die Umkehr der Beweislast macht daher vermutlich einen Ansatz zur Bekämpfung von Repressalien erforderlich, der nachweislich proaktiver und kommunikativer gestaltet ist. Er sollte eine Analyse der Meldungen von Hinweisgebern und deren Folgen für die Hinweisgeber enthalten, einschließlich der Auswirkungen auf Maßnahmen wie Vergütung, Prämien, Jahresgespräch, Überstunden und Schichtzuweisungen.

Zusammenfassung

Es steht außer Frage, dass die Richtlinie für Unternehmen und Organisationen jeder Größenordnung mit wesentlichen Veränderungen verbunden ist. Sie müssen sich nun in einer, zumindest in der EU bisher nicht dagewesenen Art und Weise, mit der Meldung von Verstößen, Helplines und Hinweisgebern befassen.

Die Richtlinie sieht Mindeststandards dafür vor, wie Unternehmen und Organisationen mit Meldungen von Hinweisgebern umgehen und auf sie reagieren sollten. Angesichts der damit verbundenen Fristen ist es erforderlich, jetzt Maßnahmen zur Erfüllung der in der Richtlinie formulierten Anforderungen zu ergreifen. Dazu gehört die Überprüfung aller vorhandenen Helplines für Hinweisgeber und vor allem die Anpassung interner Prozesse an die Maßgaben der Richtlinie. Von entscheidender Bedeutung ist trotz allem, dass Arbeitnehmer und andere Personen volles Vertrauen in die interne Helpline haben und sich damit wohl fühlen. Sollte es nicht gelingen, angemessen zu kommunizieren, die Meldungen effektiv zu verwalten und Maßnahmen zu ergreifen, könnte es zu externen Meldungen kommen, mit allen damit verbundenen Risiken. Aus diesem und ähnlichen Gründen testet die globale Ethik- und Compliance-Community verstärkt Helplines, denn das ist eine Möglichkeit, um wirklich zu verstehen, was die Hinweisgeber erlebt haben.

Der gesamte, 131 Seiten starke Text der EU-Whistleblower-Richtlinie in deutscher Sprache ist unter diesem Link zu finden. Benötigen Sie Hilfe bei der Vorbereitung auf die EU-Whistleblower-Richtlinie? Wenden Sie sich am besten gleich an unser Professional-Services-Team und fragen Sie nach einer Demo der Convercent Helpline, oder laden Sie sich nachfolgend unseren Leitfaden mit häufig gestellten Fragen zur EU-Whistleblower-Richtlinie herunter.

Teil 1 lesen

Leitfaden mit häufig gestellten Fragen zur Whistleblower-Richtlinie herunterladen