La directive de l’UE sur les lanceurs d’alerte, 2e partie: Comment se mettre en conformité avec la directive de l’UE sur la protection des lanceurs d’alerte

Certaines entreprises et organisations ont déjà mis en place une ligne d’assistance téléphonique, et d’autres vont devoir partir de zéro pour apprendre comment se mettre en conformité avec la directive de l’UE sur les lanceurs d’alerte. Quelle que soit votre situation actuelle, vous devez envisager les actions suivantes pour vous mettre en conformité avec la directive. Si ce n’est pas encore fait, lisez la 1e partie de cette série, qui présente absolument tout ce que vous devez savoir sur la directive de l’UE sur les lanceurs d’alerte.

Plan d’action pour la directive de l’UE sur la protection des lanceurs d’alerte

Cette directive implique une évolution considérable des règles sur le lancement d’alerte en Europe (la loi, par exemple, fournit des normes minimales sur la façon de traiter les problèmes soulevés par les lanceurs d’alerte et d’y répondre), il ne fait donc aucun doute que les entreprises et organisations (ainsi que les autorités locales) doivent agir dès maintenant. En particulier, les entreprises et organisations de plus de 250 « travailleurs » (terme défini dans la 1e partie) doivent se mettre en conformité avec la législation d’ici le 17 décembre 2021, et celles qui comptent entre 50 et 249 travailleurs d’ici le 17 décembre 2023, soit deux ans plus tard.

En droit communautaire, une directive spécifie les résultats législatifs qui doivent être atteints par chaque État membre, mais ces derniers décident librement comment transposer la directive en lois nationales dans les deux années qui suivent. Parce qu’il s’agit d’une directive et non d’une réglementation, il sera demandé aux États membres de l’UE de transposer la directive en droit local au cours des quatorze prochains mois.

La mise en œuvre de la directive se fera au niveau de chaque État membre de l’UE, ce qui signifie inévitablement qu’il n’y aura pas d’harmonisation totale au sein de l’UE, et que les calendriers, les contenus et les détails juridiques varieront entre les 27 pays. Certes, il s’agit « seulement » d’un élargissement de la position actuelle sur le lancement d’alerte (avec, par exemple, des variations importantes en matière d’anonymat), mais cette directive représente néanmoins un défi supplémentaire pour les entreprises multinationales qui opèrent en UE.

Malheureusement, il n’y a pas d’autre solution possible que de continuer à surveiller la situation dans chaque pays concerné. Si votre entreprise ou organisation n’a pas encore mis en place de ligne d’assistance professionnelle multicanaux, le moment est idéal pour se lancer, d’autant plus que les variantes linguistiques vont clairement faire partie des exigences imposées pour opérer dans l’UE. Nous pouvons vous aider à configurer votre ligne d’assistance téléphonique pour répondre aux exigences les plus récentes (pour en savoir plus, contactez notre équipe de services professionnels).

Les aspects pratiques de la mise en conformité avec la directive de l’UE sur les lanceurs d’alerte

Il est important de comprendre que ce n’est pas parce qu’une entreprise ou organisation dispose déjà, sous une forme ou une autre, d’une ligne d’assistance téléphonique interne ou externe, qu’elle respectera les normes minimales de la directive ; le plus probable est d’ailleurs que ce ne soit pas le cas.

Il apparaît clairement qu’une ligne d’assistance téléphonique pleinement efficace doit respecter un certain nombre de « principes fondamentaux » ; ces principes incluent notamment les communications/la publicité sur la ligne d’assistance, l’assurance de confidentialité et d’impartialité, des enquêtes approfondies, un retour d’information pour le lanceur d’alerte (notamment un accusé de réception), ainsi que des actions et des résultats démontrables.

Toutefois, la directive exigera également, par exemple, que les informations relatives au processus de signalement par ligne d’assistance téléphonique soient étendues (généralement par le biais de documents de politique, de codes de conduite, d’affiches, de sites Internet, etc.) de manière à inclure le signalement externe aux autorités. Il est clair que les risques potentiels associés à cette exigence peuvent être un sujet de préoccupation pour les entreprises et organisations, et c’est pour cette raison que la préparation et la communication en temps utile sur la directive sont essentielles.

Il est également nécessaire de communiquer sur le champ d’application considérablement élargi du signalement des violations du droit communautaire dans le cadre de la directive, ainsi que sur l’amélioration du champ d’application dans certains États membres (comme les Pays-Bas) où il est déjà plus large. En outre, si la ligne d’assistance téléphonique n’est actuellement disponible que pour les employés en poste, les communications et l’infrastructure devront être étendues pour couvrir des personnes comme les entrepreneurs, sous-traitants, travailleurs free-lance, fournisseurs, parties prenantes, anciens employés et bénévoles. Au minimum, cela peut nécessiter que les informations d’accès à la ligne d’assistance téléphonique soient placés à l’extérieur du pare-feu, par exemple, ce qui peut ensuite entraîner de nombreux appels de réclamation et signalements de la part des clients, et il sera clairement nécessaire de mettre en place des processus pour y répondre.

Il peut être facile d’écarter certaines des exigences de la directive d’un revers de la main (« Oui, nous faisons cela/nous avons cela », mais si vous faites le test, est-ce le cas de votre entreprise ou organisation? Par exemple, si une personne demandait un entretien physique, où celui-ci aurait-il lieu, et comment l’identité de cette personne serait-elle protégée? De même, les enquêteurs sur les signalements ont-ils bénéficié d’une formation, cette formation a-t-elle été régulièrement mise à jour, des protocoles d’enquête ont-ils été mis en place et, également, les enquêteurs ont-ils les épaules nécessaires pour mener à bien les investigations?

Il convient de reconnaître que certaines des exigences de la directive, comme l’accusé de réception formel d’un signalement, figurent déjà dans les lois, réglementations et directives publiées par certains États membres, dont la France. Cependant, ces mesures bien intentionnées doivent être correctement prises en compte, car un e-mail aperçu sur un écran peut suffire à informer les collègues ou compromettre un signalement, et peut également, par inadvertance, conduire à des représailles.

Recommandations sur les représailles de la directive de l’UE sur les lanceurs d’alerte

Dans le cadre de la directive, les procédures d’appel pour les lanceurs d’alerte vont devenir plus importantes que jamais, en tant que « soupape de sécurité » permettant de fournir un canal pour les réclamations portant sur le traitement et la reconnaissance de leur signalement, ainsi que sur d’éventuelles représailles. De façon presque unique, la directive intègre un principe de charge de la preuve inversée en ce qui concerne les représailles, de sorte que ce ne soit pas au lanceur d’alerte de prouver qu’il a été victime de représailles, mais plutôt à l’entreprise ou à l’organisation de démontrer qu’elle n’en a pas exercé. Comme expliqué dans la 1e partie, étant donné que dans la plupart des entreprises et des organisations, les mesures de prévention contre les représailles se limitent à une politique ou, éventuellement, à un suivi périodique après le signalement, la charge de la preuve inversé nécessitera probablement une approche anti-représailles bien plus proactive et axée sur la communication, y compris l’analyse des rapports des lanceurs d’alerte et de leurs conséquences pour les personnes qui en sont à l’origine, notamment les effets sur certains aspects comme la paie, les primes, le bilan annuel, les heures supplémentaires et la répartition des équipes.

Résumé

Il ne fait aucun doute que la directive implique un changement majeur pour les entreprises et organisations (quelle que soit leur taille), qui devront désormais traiter la question du lancement d’alerte, des lignes d’assistance téléphonique et des lanceurs d’alerte d’une façon certainement inédite au sein de l’UE.

La directive fournit des normes minimales sur la façon dont les entreprises et organisations doivent traiter les signalements des lanceurs d’alerte et y répondre, et compte tenu des délais qui lui sont associés, des mesures pour répondre à ses exigences doivent être prises dès maintenant. Cela implique d’examiner les performances des lignes d’assistance téléphoniques dédiées aux lanceurs d’alerte qui existent déjà et, surtout, de modifier les processus internes pour s’aligner sur la directive. Néanmoins, il est crucial que les employés et les autres personnes concernées aient pleinement confiance dans le processus de signalement via la ligne d’assistance téléphonique interne, et qu’ils se sentent à l’aise avec. L’incapacité à communiquer, à gérer efficacement les rapports et à prendre des mesures peut conduire à des procédures de signalement externe, avec tous les risques que cela peut potentiellement entraîner. C’est pour cette raison, et d’autres encore, que les tests des lignes d’assistance téléphonique font l’objet d’une attention accrue au sein de la communauté mondiale de l’éthique et de la conformité, car ils permettent de vraiment comprendre l’expérience du lanceur d’alerte.

La version complète en français de la directive de l’UE sur les lanceurs d’alerte (131 pages) est disponible en cliquant sur ce lien. Vous avez besoin d’aide pour vous mettre en conformité avec la directive de l’UE sur les lanceurs d’alerte? Contactez notre équipe des services professionnels pour bénéficier dès aujourd’hui d’une version de démonstration de la ligne d’assistance téléphonique de Convercent, ou téléchargez ci-dessous mon guide FAQ de la directive de l’UE sur les lanceurs d’alerte.

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