Der von der EU vorgeschlagene Schutz für Hinweisgeber: Was Unternehmen wissen müssen

Nach einem Gesetzesvorschlag der EU müssen Unternehmen Meldekanäle für Hinweisgeber schaffen und Maßnahmen gegen Repressalien ergreifen

In der EU wurden neue, hochkarätige Schutzmaßnahmen vorgeschlagen … Wie werden sich diese auf Ihre Organisation auswirken?

“Die jüngsten Skandale wie Dieselgate, Luxleaks, die Panama Papers und die laufenden Enthüllungen rund um Cambridge Analytica zeigen, dass Hinweisgeber bei der Aufdeckung rechtswidriger Handlungen, die dem öffentlichen Interesse und dem Wohl unserer Bürgerinnen und Bürger und der Gesellschaft schaden, eine wichtige Rolle spielen können.”

Schutz von Hinweisgebern: Europäische Kommission legt EU – weite Regeln fest – Pressemitteilung, April 2018

Diesist der Einleitungssatz einer Pressemitteilung der Europäischen Kommission, die neue Bestimmungen vorschlägt und die Bedeutung des Schutzes von Hinweisgebern detailliert beschreibt. Mit der neuen vorgeschlagenen Whistleblower-Richtlinie („die Richtlinie”)erhalten Arbeitnehmer, die Verstöße des Unternehmens gegen bestimmte EU-Gesetze melden, ein „hohes Schutzniveau”. Diese neuen, EU-weiten Standards sollen 2019 implementiert werden.

Die vorgeschlagene Richtlinie ist die logische Folge jüngst bekannt gewordener Skandale, bei denen ein grobes Fehlverhalten von Unternehmen von Hinweisgebern aufgedeckt wurde.

Wer wird von der vorgeschlagenen Whistleblower-Richtlinie betroffen sein?

Die Richtlinie verpflichtet alle öffentlichen und privaten Organisationen ab 50 Arbeitnehmern oder mit einem Jahresumsatz oder Gesamtvermögen von mehr als 10 Millionen Euro, interne Verfahren für den Umgang mit Meldungen von Hinweisgebern einzuführen.

Allerdings müssen sämtliche Finanzdienstleisungsunternehmen und -organisationen, bei denen das Risiko der Geldwäsche oder der Finanzierung von Terrorismus besteht, die Vorschriften einhalten.

Die Kommission sieht auch spezielle Schutzmaßnahmen gegen Repressalien vor, die für alle Arbeitnehmer gelten sollen. Kleine und Kleinstunternehmen sollen von vielen Anforderungen ausgenommen werden, zum Beispiel der Einrichtung interner Meldekanäle (mehr dazu später).

The proposed EU whistleblowing Directive, in summary

Currently, whistleblowing laws and protections vary amongst EU Member States. Some have comprehensive laws, others have legislation that only applies to specific industries or offenses.

The recent Directive aims to change this by establishing EU-wide whistleblowing standards.

Der Schutz der Privatsphäre und der Datenschutz werden auch behandelt. Das ist jedoch keine Überraschung. Diesen Trend konnten wir im ganzen Jahr 2018 beobachten. Einige der Regeln zum Schutz von Hinweisgebern in dieser neuen Richtlinie haben sogar eine direkte Verbindung zu den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen, die sich auf die DSGVO vorbereitet haben, profitieren davon bei der Einführung dieser neuen Richtlinien.

Dreistufiges Meldesystem: Meldemechanismen und -kanäle für Hinweisgeber

Die Richtlinie schlägt auch ein neues, dreistufiges Meldeverfahren vor, das Organisationen zu befolgen haben:

Stufe 1: Interne Meldung innerhalb der Organisationen

Internal reporting is the first channel that employees should use. Remember: The benefits of employees being comfortable and confident in using an internal whistleblower hotline cannot be underestimated.
Die interne Meldung ist der erste Kanal, den Arbeitnehmer nutzen sollten. Beachten Sie: Der Nutzen, der sich daraus ergibt, dass die Arbeitnehmer eine interne Whistleblower-Hotline bequem und sicher verwenden können, darf nicht unterschätzt werden.

Sollte der Hinweisgeber das Gefühl haben, dass die interne Meldung nichts bewirken oder weitere Untersuchungen gefährden würde, kann er sich für die nächste Stufe entscheiden.

(Zur Vermeidung von Problemen mit der Hotline oder anderen Schwierigkeiten empfehle ich Ihnen, sich über die Convercent Helpline-Lösungen zu informieren.)

Stufe 2: Externe Meldung bei den zuständigen nationalen Behörden

Die externe Meldung an Behörden ist für Situationen gedacht, in denen interne Kanäle nicht wirksam oder nicht vorhanden sind.

Kleine und Kleinstunternehmen (Unternehmen mit weniger als 50 Arbeitnehmern) sind nicht dazu verpflichtet, interne Meldekanäle einzurichten. In Ermangelung adäquater Meldekanäle können diese Arbeitnehmer sich direkt an die nationalen oder EU-Behörden wenden.

Stufe 3: Externe Meldung in der Öffentlichkeit/den Medien

Als allerletzten Ausweg kann ein Hinweisgeber Informationen direkt über soziale Medien oder Internetplattformen oder direkt an die Medien offenlegen.

Doch das ist nur eine Option, wenn die ersten beiden Kanäle nicht existieren oder schlecht funktionieren.

Erfüllung der Anforderungen an den Schutz von Hinweisgebern und Maßnahmen gegen Repressalien

Die neue Whistleblower-Richtlinie sieht auch den Schutz von Hinweisgebern vor.

Die Definition des Begriffs Hinweisgeber in der vorgeschlagenen Gesetzgebung ist weit gefasst. Organisationen müssen Verfahren einrichten, die nicht nur Meldungen von Arbeitnehmern, sondern auch von einer Vielzahl anderer Personen wie Aktionären, Auftragnehmern und ehrenamtlich Tätigen verwalten können.

Wie befasst sich die Richtlinie mit Repressalien?

Es obliegt dem Arbeitgeber nachzuweisen, dass von ihm durchgeführte Maßnahmen, wie eine Versetzung, keine Repressalien gewesen sind.

Sollten Repressalien nachgewiesen werden können, ist der Hinweisgeber berechtigt, kostenlose Beratung und Abhilfemaßnahmen gegen Belästigung am Arbeitsplatz oder zur Vermeidung einer Entlassung zu erhalten.

Angesichts dieser Anforderungen müssen Organisationen über Maßnahmen gegen Repressalien verfügen. Dazu gehört eine schriftlich verfasste Richtlinie, die konsequent durchgesetzt werden muss, sowie ein datenbasierter Nachweis ihrer Wirksamkeit.

Wird die Richtlinie trotz Brexit auch in Großbritannien gelten?

Angesichts der Vielzahl an Skandalen der letzten Zeit sollten die Unternehmen die Entschlossenheit der EU, für mehr Transparenz und Rechenschaft im Geschäftsleben zu sorgen, nicht unterschätzen.

Wie bereits bei der DSGVO deutlich wurde, cverlangen Verbraucher mehr denn je nach Transparenz und Rechenschaft. Transparenz und Rechenschaft werden wahrscheinlich bei jedem Handelsgeschäft zwischen Großbritannien und der EU von zentraler Bedeutung sein.

Vor diesem Hintergrund erwarte ich, dass die Richtlinie auch nach dem Brexit in Großbritannien Bedeutung erlangt und Anwendung findet.

Zur Vorbereitung sollten Unternehmen ihr Hotline-System bewerten

Einfach ausgedrückt, müssen Organisationen ihrer Verpflichtungen, Möglichkeiten und Leistungen in Bezug auf die Meldung von Verstößen objektiv betrachten. Unternehmen mit etablierten Whistleblower-Hotlines und wirksamen Verfahren gegen Repressalien werden nicht nur konform sein, sondern dies auch nachweisen können, wenn die neuen Verpflichtungen Gesetzesstatus erlangen.

Auch wenn viele Fragen unbeantwortet bleiben: Die EU-weite Gesetzgebung zum Schutz von Hinweisgebern wird kommen.. Organisationen, die bereits mit diesen Standards arbeiten, werden es leichter haben, die Richtlinie zu erfüllen.

Ihr Unternehmen ist betroffen und Sie nicht auf die Herausforderungen vorbereitet? Dann sollten Sie diese Übergangszeit nutzen, um sich vorzubereiten.

Zusätzliche Informationen zum Thema Schutz für Hinweisgeber

Nutzen Sie diese Quellen zur Vorbereitung Ihres Unternehmens auf die neue Whistleblower-Richtlinie, um Argumente für einen proaktiven Ansatz zum Umgang mit Hinweisgebern zu erhalten:

Infographic: Managing the Whistleblowing Challenge
Blog: Retaliation: The Reality
Guide: 7 Essential Hotline Features